Sun Wave Pharma

Despre Sun Wave Pharma

Sun Wave Pharma este compania farmaceutica numarul 1 in domeniul Medicinei Alternative ce promoveaza o gama larga de produse naturale in domeniile Gastroenterologie, Obstetrica & Ginecologie, Urologie, Cardiologie, Diabetologie, Endocrinologie, Neurologie, Psihiatrie, Ortopedie, Dermatologie, Pediatrie, Neonatologie, Pneumologie si ORL prin 9 Divizii strategice si 254 de reprezentanti in teren, acoperind intreaga Romanie.

Misiunea companiei este aceea de a aduce o noua perspectiva a beneficiilor produselor naturale pentru specialistii din domeniul sanatatii si de a contribui semnificativ la imbunatatirea starii de sanatate si a calitatii vietii pacientilor.

Provocarea

Necesitatea implementarii unui sistem informatic care sa asigure:

  • tehnologie fiabila, scalabila, usor adaptabila la cerintele pietei si care sa constituie garantia unei investitii pe termen lung
  • nomenclator comun de produse si parteneri cu posibilitatea de urmarire a clientilor si furnizorilor pana la nivel de punct de lucru
  • segmentarea si urmarirea portofoliului de produse la nivel de grupe terapeutice
  • modul flexibil de gestionare a conditiilor comerciale avute cu clientii si furnizorii
  • posibilitatea definirii unei ierarhii de vanzari in baza careia sa poata fi urmarite obiectivele zilnice si lunare la nivel de operator de vanzari, ASM, PSR, MSR si BUD
  • definirea si gestionarea usoara a structurii fizice a spatiilor de depozitare pe tipuri de zone de depozitare, pe zone de depozitare, randuri / culoare, tipuri de locatii si locatii
  • flux complet al operatiunilor si al documentelor existente in cadrul unui depozit: receptie, mutarea marfii la nivel de locatie, culegerea (picking) si livrarea
  • automatizarea proceselor logistice astfel incat introducerea / procesarea documentelor sa se poata realiza prin scanarea de coduri de bare
  • vizibilitate corecta asupra stocurilor
  • integrarea cu sisteme de automatizare a fortei de vanzari (SFA)
  • cresterea capacitatii de procesare a comenzilor prin asigurarea unei reaprovizionari automate la nivel de locatie de picking
  • gestionarea corecta a materialelor de tip ambalaj sau promotionale
  • controlul asupra limitelor de credit setate la nivel de client si posibilitatea de urmarire a facturilor scadente
  • interfatarea cu servicii de curierat
  • planificarea si alocarea resurselor umane
  • schimbul de documente electronice cu clientii (facturi, notificari facturi restante, confirmari de sold, emitere de somatii de plata)

De ce DataKlas

Aplicatiile DataKlas sunt special dezvoltate pentru organizatiile care actioneaza intr-un mediu economic in evolutie, adaptabil schimbarilor.

Prin intermediul solutiilor DataKlas Wholesale si DataKlas Financial este posibila urmarirea evidentei contabile complete, in sistemele – Standard romanesc de contabilitate (RAS) si Standard International de Raportare Financiara (IFRS), precum si asigurarea acoperirii nationale prin suport pe depozite multiple.

Solutiile software oferite de HTSS au reprezentat optiunea nr.1 a companiei Sun Wave Pharma, aducand urmatoarele functionalitati:

  • Organizarea eficienta prin definirea angajatilor si incadrarea acestora pe categorii:
    – gestionari, agenti de livrare
    – agenti de vanzare, operatori de vanzari, operatori logistici (culegatori, verificatori), operatori de incasari, casieri
  • Definirea ierarhiei de vanzari: MSR (PSR) – ASM – BUD
  • Facilitarea operatiunilor financiare prin functia de definire a bancilor, conturilor bancare configurate la nivel de partener, definirea de valute cu gestionarea cursurilor valutare, inclusiv preluarea automata a cursului de pe site-ul BNR
  • Eficientizarea organizarii teritoriale prin definirea de tari / judete / orase / zone nationale si zone comerciale cu incadrarea punctelor de lucru ale partenerilor la nivel de zona comerciala
  • Gestionarea claselor vamale (setarea procentelor de taxe vamale, a comisionului vamal) si a codurilor vamale aferente
  • Modul de configurare a importului de date pe baza de fisier Excel
  • Facilitarea gestiunii prin definirea structurii de ambalare la nivel de produs, pe tip de material / ambalaj: hartie / plastic / metal etc., precum si definirea de atribute specifice
  • Gestionarea partenerilor
  • Posibilitatea de vizualizare a stocului din alte depozite, prin acordarea drepturilor de facturare cross docking pentru situatiile in care operatorii de vanzari constata ca pentru anumite produse nu exista stoc in depozitul local, de care apartin, si decid sa factureze marfa clientului dintr-un alt depozit
  • Operarea eficienta a sistemului contabil prin incadrarea utilizatorilor ca account manageri financiari si alocarea unei liste de clienti, astfel incat acestia sa poata gestiona stingerea facturilor aflate in sold prin alocarea pe documentele de incasare
  • Securitate sporita datorita trasabilitatii operatorului si a momentului de operare pentru ultima modificare efectuata in sistem
  • Implementarea unui mecanism de audit pe oricare dintre tabelele din baza de date
  • Trasabilitate sporita prin definirea de tipuri de zone de depozitare (Receptie, Vandabila, Carantina, Deteriorata, Expirata), definirea de zone de depozitare, definirea de statii si definirea de locatii la nivel de zona de depozitare si la nivel de statie
  • Desfasurarea optima si intr-un mod organizat prin setarea orarului de functionare si a orarului de generare forecast
  • Minimizarea erorilor din depozit prin vizibilitate exacta a stocului in toate locatiile si etapele sale de tranzit, permitand identificarea produsului si a cantitatilor existente aflate in stoc, indiferent de stadiul de operare al acestuia (in Receptie, in zona de Picking, in zona de Rezerva, in zona de Carantina, pe ordine de mutare dintr-o locatie in alta etc.)
  • Sistemul ofera vizibilitatea stocului din alte depozite aflate in reteaua proprie, contribuind astfel la reducerea timpilor si a cheltuielilor de stocare prin optiunea de facturare cross-docking
  • Asigura acuratetea stocului fizic, fara oprirea activitatii depozitului
  • Eficientizarea managementului fortei de munca, permitand managerului de depozit evaluarea activitatii individuale a fiecarui lucrator din depozit prin: numarul de comenzi, numarul de linii culese, media numarului de linii receptionate / colectate, cantitatea colectata pe diverse intervale de timp (minute/ora/zi/luna), neconformitatile in procesele de Receptie, Putaway, Picking si Livrare
  • Modul de call center
  • Scaderea riscului de erori datorita modulului financiar care permite gestionarea documentelor de incasare (bilete la ordin, CEC, ordine de plata, incasari prin chitante fiscale, document de tip discount) si a documentelor de plata (plati prin credit note, prin ordine de plata, documente de tip retur furnizor), precum si alocarea acestora pe facturi de vanzare, respectiv pe facturi de intrare, asigurand in acest fel evidentierea tuturor facturilor neincasate sau scadente si neincasate, evidentierea tuturor facturilor de intrare neplatite
  • Centralizarea tuturor operatiunile de incasare, plata, stornare facandu-se la nivel de Head Office datorita modulului financiar, ceea ce permite si gestionarea limitelor de credit centralizat

„Implementarea suitei de aplicatii DataKlas ne permite sa eficientizam activitatea fortei de vanzari prin identificarea produsului si a cantitatilor existente in stoc, indiferent de stadiul de operare al acestuia, monitorizarea numarului de comenzi procesate, a numarului de linii care au fost culese si a numarului de linii receptionate. Importanta este reducerea timpilor si a cheltuielilor de stocare prin definirea, gestionarea si trasabilitatea tuturor operatiunilor din depozit, beneficii oferite de aceasta aplicatie. Pe scurt, am devenit mai eficienti.”, a declarat Dl. Gabriel Baculescu – Supply Chain Manager, Sun Wave Pharma

Beneficii

Vizibilitate asupra stocului in toate locatiile si etapele de tranzit

Identificarea produsului si a cantitatilor existente pe stoc, indiferent de stadiul de operare al acestuia

Monitorizarea numarului de comenzi procesate, a numarului de linii care au fost culese, a numarului de linii receptionate, cantitatea colectata pe diverse intervale de timp (minute/ora/zi/luna), neconformitatile in procesele de Receptie, Putaway, Picking si Livrare

Monitorizarea gradului de incarcare al operatorilor la nivel de culoare, timpi necesari pentru culegerea marfii de pe ordinele de culegere aflate in asteptare, timpi necesari pentru finalizarea ordinelor aflate deja in procesul de culegere / colectare

Optimizarea proceselor din depozit prin folosirea codurilor de bare

Confirmarea tranzactiilor si comunicarea operatiunilor interne prin scanarea codurilor de bare

Operarea fiselor de receptie prin scanarea codurilor de bare

Scanarea ordinelor de ridicare in momentul intrarii in culegere, scanarea la nivel de statie si scanarea de catre verificator

Posibilitatea receptiei marfii in depozitele regionale

Suporta operatiuni de mutare automata a marfii in cadrul depozitului, in functie de starea marfii versus locatia curenta

Suporta integrarea cu benzi automate de tip PEEM si semiautomate

Integrarea cu servicii de curierat (FAN Courier) – transmiterea informatiilor despre colete, generare si printare AWB

Monitorizarea numarului de comenzi procesate, a numarului de linii care au fost culese, a numarului de linii receptionate. Gruparea mai multor comenzi intr-un “wave / batch” si lansarea acestora in culegere, in functie de programul zilnic al curselor de transport

Vizibilitatea asupra comenzilor clientilor (numar de comenzi, volume, numar de linii de procesat, numar de unitati), corelata cu utilizarea modulului de management al rutelor de livrare (organizarea livrarilor pe rute) si cu activitatile de INBOUND (receptie, depozitare), OUTBOUND (picking, ambalare, livrare)

Planificarea si alocarea resurselor umane part-time sau full-time in functie de nivelul de incarcare zilnic / saptamanal al depozitului

Reducerea timpilor si a cheltuielilor de stocare prin realizarea operatiunilor de cross-docking