2022-09-12
Scapă de birocrație cu soluția htss pentru managementul documentelor
Vrei să inovezi modul în care conduci organizația? Acest material evidențiază tot ce trebuie să ai în vedere despre managementul documentelor în format electronic și explică cum poți să îl integrezi pentru a răspunde tuturor cerințelor business-ului tău.
Un studiu recent a constatat că, în medie, 7.5% din documentele în format de tipar se pierd complet, iar 3% sunt clasate greșit. Dacă nu ai un sistem de management al documentelor și înregistrărilor electronic (EDRMS), probabil că pierzi deja o mulțime de bani fără să-ți fi dat seama. Acest aspect reiese din faptul că documente extrem de importante fie se pierd, fieangajații sunt nevoiți să petreacă o cantitate semnificativă de timp ocupându-se de birocrația documentelor, când ar putea face alte lucruri, care să aibă un impact mult mai rapid asupra obiectivelor de business.
Ce este un sistem de management al documentelor?
Managementul documentelor în format electronic este un proces pe care companiile îl stabilesc pentru a organiza toate informațiile importante într-o singură locație centrală.Companiile folosesc adesea un EDRMS (numit și sistem de gestionare electronică a documentelor) nu numai pentru a facilita localizarea documentelor și înregistrărilor, ci și pentru controlul documentelor și gestionarea avansată a acestora.
Sistemul creează o pistă de audit care arată cine a accesat anumite informații, cum și când au fost modificate, dar și orice alte informații relevante. Cu o astfel de aplicație management documente se asigură transparență și vizibilitate în cadrul unei companii.
Produsele htss pentru managementul documentelor integrează toate soluțiile de gestionare documente existente într-o companie, într-un singur mediu (cloud, de cele mai multe ori) cu evidență electronică centralizată și actualizată.
4 caracteristici cheie ale unui soft pentru managementul documentelor în format electronic
Un soft pentru managementul documentelor este mai mult decât un simplu sistem de arhivare electronică – este o parte fundamentală a funcționării organizației tale. Iată ce poți face cu o aplicație htss pentru managementul documentelor:
1. Stocarea documentelor
Acesta este cel mai de bază scop al unei aplicații de managementul documentelor. Un sistem de management al documentelor primește datele introduse de utilizator, arhivează automat documentele în format electronic și plasează toată documentația într-un singur loc, ușor de accesat de toată lumea din interiorul organizației. Funcționalități precum registratura virtuală asigură îndosarierea calitativă și rapiditatea fluxurilor de aprobare documente.
2. Sortarea și clasificarea documentelor
O parte esențială pentru o bună gestionare a documentelor este să te asiguri că toate documentele sunt în ordine și pot fi găsite ușor și rapid. Un sistem de management al documentelor electronic sortează și clasifică documentele, astfel încât acestea să poată fi găsite cu doar câteva click-uri, datorită funcționalității de registratură virtuală. Numai automatizarea acestor fluxuri de aprobare va economisi, la nivel de companie, sute sau chiar mii de ore de lucru.
3. Securitatea documentelor
Unele documente au un conținut extrem de important , iar a avea informații organizaționale confidențiale care stau pe un raft sau într-un fișier nesecurizat este un act de curaj, destul de expus imprevizibilului. Cu un soft pentru managementul documentelor poți avea niveluri de securitate pe care le poți stabili, astfel încât să nu riști vreo breșă de securitate.
4. Comunicarea informației
Aplicațiile pentru managementul documentelor au adesea funcții de comunicare și notificare, cum ar fi alertarea unui departament că un anumit document relevant a fost încărcat în sistem sau partajat necorespunzător. Unele sisteme pot permite utilizatorilor să-și trimită direct mesaje între ei prin intermediul sistemului sau chiar să marcheze documentele.
Alege soluțiile htss pentru managementul documentelor și salvează timp prețios pentru gestionarea business-ului tău! Datorită soluțiilor noastre compania ta va avea procese optimizate, eficiență îmbunătățită și productivitate crescută. Cere un demo, intră în dialog cu unul dintre consultanții noștri de business și află care sunt beneficiile unui sistem automatizat de management al documentelor în detrimentul unuia birocratic.
