2023-01-05
Ce este un sistem de management al documentelor?
Managementul documentelor înseamnă utilizarea unui sistem informatic sau al unui software pentru a capta, stoca și prelua date și informații în format digital. Managementul de documente reprezintă și modul în care organizația gestionează acest proces. Acesta include, de asemenea, capturarea documentelor și a conținutului, fluxul de lucru, depozitele de documente, sistemele de ieșire, precum și sistemele de recuperare a informațiilor. Versiunile digitale ale documentelor sunt salvate de obicei sub formă de fișiere PDF, fișiere de procesare text sau imagini ale documentelor fizice.
Un sistem de management al documentelor este benefic unei organizații deoarece îmbunătățește eficiența acesteia în ceea ce privește fluxurile de lucru, productivitatea și eficiența generală a companiei.
Ce este un sistem de management al documentelor?
Fără a repeta ceea ce am descris deja mai sus, un sistem de management al documentelor este, în forma sa cea mai elementară, pur și simplu un mijloc de a digitaliza procesele care anterior se bazau pe hârtie și de a crea vizibilitate asupra fluxurilor de lucru manuale.
Un sistem tipic de management de documente va cuprinde mai multe caracteristici:
Funcții de căutare
Un software pentru managementul documentelor în format electronic ar trebui să aibă o funcție de căutare care să permită găsirea rapidă a informațiilor. Fișierele pot fi găsite instantaneu pe măsură ce documentele (inclusiv cele bazate pe imagini) sunt analizate, iar etichetele sunt luate în considerare pentru a defini mai clar fișierele.
Securitate
Siguranța datelor este un aspect esențial în managementul de documente și orice soluție ar trebui să vină cu măsurile necesare pentru a contribui la securizarea acestora.
Control asupra versiunilor
În managementul documentelor în format electronic, acest aspect se referă la menținerea unui istoric documentat al unui fișier pe parcursul întregului său ciclu de viață. Atunci când documentele au făcut obiectul unei colaborări, au fost revizuite sau aprobate, fiecare versiune a acestora va fi păstrată în cazul în care este necesar să se revină asupra unei forme anterioare a unui fișier. De asemenea, părțile interesate pot fi notificate atunci când au fost efectuate modificări.
Conformitatea
Controlul accesului și alte protocoale de securitate, cum ar fi criptarea, joacă, de asemenea, un rol important în atingerea conformității organizațiilor cu standardele de date, în special cele referitoare la informațiile personale identificabile (PII) – atât de sensibile pentru anumite industrii, cum ar fi cel din industria de finanțe și al sănătății.
Colaborarea
Un sistem de management al documentelor de calitate ar trebui să aibă o interfață ușor de utilizat care să se integreze cu aplicațiile existente. SharePoint, de exemplu, este un sistem de management al documentelor dezvoltat de către Microsoft, care se integrează cu pachetul Office și le permite utilizatorilor să interacționeze și să colaboreze pe documente pe diferite platforme prin intermediul cloud-ului.
Un sistem de management al documentelor este esențial pentru ca o companie modernă să indexeze, să stocheze și să gestioneze în mod eficient datele. Pe măsură ce volumele de date din cadrul unei companii cresc, devine imperios necesar ca organizațiile să utilizeze aceste date în mod eficient, printr-un management de documente inteligent.
Dacă compania ta utilizează încă procese bazate pe hârtie pentru documentație și are nevoie de modernizare, alege un furnizor de tehnologie, ca htss, care te poate ajuta cu dezvoltarea și instalarea unui software pentru management de documente. Contactează un specialist, chiar acum!
